BAB XIII "PENGAWASAN"

DASAR-DASAR PROSES PENGAWASAN 

• PENGERTIAN PENGAWASAN

 

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.

Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

    Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah 

   ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang 

   diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.

• TIPE_TIPE PENGAWASAN 

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

c. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Penjelasan:

a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan­kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode­-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

c. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

•  TAHAP TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

 

Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a. Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

b. Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

c. Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:

1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.

Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. Kemudian setelah menetapkan standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu dilakukan adalah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Dan yang terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan­-penyimpangan yang terjadi.

• PENTINGNYA PENGAWASAN 

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dasar manajer. Fungsi ini berguna untuk memastikan bahwa aktivitas yang sedang berjalan sesuai dengan tujuan, rencana dan standard organisasi. Proses pengawasan terdiri dari lima langkah yaitu penetapan standard pelaksanaan. 2. penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan. 3. pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata. 4. pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; 5. pengambilan tindakan koreksi bila perlu. Perubahan dalam lingkungan organisasi, semakin rumitnya kegiatan-kegiatan organisasi dan kenyataan bahwa para anggotanya melakukan penyimpangan-penyimpangan, merupakan faktor-faktor yang membuat pengawasan itu semakin penting. Agar sistim pengawasan dapat berfungsi secara efektif, maka sistim ini harus akurat, tepat waktu, obyektif dan komprehensif, dipusatkan terhadap titik pengendalian strategis, dari segi ekonomis realistis. realistis dari segi organisasi, dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi, fleksibel, perskriptif dan operasional, dan dapat diterima oleh para anggota organisasi. Karakteristik ini dapat diaplikasikan di semua tingkat organisasi

• BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRAREGIK

1.   Bidang   Pengawasan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis
      dan pengawasan pemberdayaan dan pengembangan KUMKM, yang meliputi pengelolaan data dan
      informasi, pengembangan dan penguatan KUMKM serta evaluasi dan pengendalian.
2.   Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pengawasan
      mempunyai fungsi :

• penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis pengawasan pemberdayaan KUMKM,  yang meliputi pengelolaan data dan informasi, pengembangan dan penguatan KUMKM serta evaluasi dan pengendalian
• penyelenggaraan teknis operasional pengawasan pemberdayaan KUMKM meliputi pengelolaan data dan informasi, pengembangan dan penguatan KUMKM serta evaluasi dan pengendalian
• penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama dalam rangka pelaksanaan pengawasan pemberdayaan KUMKM meliputi pengelolaan data dan informasi, pengembangan dan penguatan KUMKM serta evaluasi dan pengendalian.

3.   Rincian Tugas Bidang Pengawasan:

• menyelenggarakan pengkajian program kerja Bidang Pengawasan
• menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis pengawasan pemberdayaan KUMKM yang meliputi pengelolaan data dan informasi, pengembangan dan penguatan KUMKM serta evaluasi dan pengendalian
• menyelenggarakan pengkajian bahan pengawasan pemberdayaan KUMKM
• menyelenggarakan pengelolaan data dan informasi pemberdayaan KUMKM
• menyelenggarakan pengawasan pemberdayaan KUMKM
• menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan
• menyelenggarakan koordinasi dengan Badan Koordinasi Pemerintahan dan Pembangunan Wilayah dalam pelaksanaan tugas di Kabupaten/Kota
• menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bidang  Pengawasan pemberdayaan KUMKM
• menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait
• melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

4.   Bidang Pengawasan, membawahkan :

• Seksi Data dan Informasi
• Seksi Pengembangan dan Penguatan
• Seksi Evaluasi dan Pengendalian.